Система и подсистемы в организации. Функции и подсистемы организации

Наибольшую остроту проблема организации управленческого учета имеет в коммерческих организациях, поэтому самым актуальным нам кажется рассмотрение внутренней структуры именно там. Рисунок 2.1 представляет структуру важнейших функций и подсистем производственного предприятия.

Разумеется, эта схема представляет лишь самую общую картину формирования предприятия как сложной системы. У разных хозяйствующих субъектов важность представленных функций и подсистем различна. Некоторые из них в отдельных случаях могут быть жизненно важны для деятельности предприятия, другие имеют второстепенное значение, третьи отсутствуют совсем. Например, производственная функция (организация и поддержание деятельности по производству продукции) отсутствует у непроизводственных предприятий, общественных и иных подобных организаций. У предприятий сферы услуг под словом «производство* обычно подразумевается нечто совсем другое, нежели у промышленных предприятий, - для них, даже выделяя производство в целях анализа в отдельную функцию, чаще всего целесообразно отнести ее к второстепенным.

Аналогично функция обеспечения безопасных условий труда сотрудников имеет гораздо большую важность на промышленных предприятиях с тяжелыми и вредными условиями труда, нежели на предприятиях, например, торговли или в образовательных учреждениях. И точно так же функция обеспечения рабочими местами жителей определенного населенного пункта острее всего осознается и требует гораздо большего внимания руководства крупных градообразующих предприятий, расположенных там где социальная обстановка и благосостояние множества людей зависят от успешной деятельности одного конкретного хозяйствующего субъекта. Небольшие же предприятия редко бывают всерьез озабочены выполнением этой миссии.

Для любого хозяйствующего субъекта важнейшими функциями являются снабжение его различными ресурсами, необходимыми для обеспечения нормальной деятельности, и сбыт готовой продукции, товаров и услуг. Для хозяйствующих субъектов, действующих в конкурентном рыночном окружении (в первую очередь это предприятия торговли и производства продуктов и товаров первой необходимости), эти функции имеют первостепенную можно без преувеличения сказать, жизненную важность В то же время в отдельных случаях хозяйствующие субъекты могут иметь гарантированный сбыт их продукции (например, если предпрнятие выполняет государственный заказ) или гарантированные поставки сырья и материалов. Такая ситуация может быть обусловлена и грамотной постановкой работы снабженческо-сбытовых служб, если они сумели обеспечить предприятие заказами и договорами на поставку сырья на длительный срок вперед. Для предприятий, работающих в таких условиях, функции сбыта и снабжения различными видами ресурсов отходят на второй план. Однако руководству не следует забывать, что такая успокоенность не должна продолжаться долго. Выживаемость подавляющего большинства хозяйствующих субъектов в условиях рыночной экономики зависит в первую очередь от того, удается ли им производить и реализовывать свою продукцию на подходящих условиях, сохраняя при этом приемлемый уровень затрат.

Реализация всех вышеуказанных функций предприятия происходит через деятельность его подсистем. Некоторые из них, прежде всего управляющая, финансовая и информационная, существуют в той или иной форме у абсолютно всех хозяйствующих субъектов, больших и малых, производственных и непроизводственных, коммерческих и некоммерческих. Другие подсистемы - производственная, сбытовая, транспортная - формируются только на тех предприятиях, где они действительно необходимы.

Понимание того, действием каких подсистем формируется хозяйственный механизм организации, помогает в формировании эффективной организационной структуры центров ответственности1 и системы управленческого учета в организации. Некоторые задачи управленческого учета, в частности задачи планирования и мотивации, решаются в четком соответствии с особенностями организационной структуры, а успешный процесс решения этих задач, в свою очередь, обычно влечет за собой реорганизацию функций и подсистем этой организации.

Формирование различных подсистем хозяйственного механизма является задачей менеджмента, а условия их функционирования - предметом изучения при проведении комплексного анализа финансово-хозяйственной деятельности, формируя разделы управленческого анализа. Целью его обычно является разработка рекомендаций по увеличению эффективности деятельности предприятия в целом путем оптимизации различных его подсистем, связей между ними и бизнес-процессов, обеспечивающих реализацию его основных функций. Управленческий же учет формирует информационную базу как для анализа, так и для принятия управленческих решений.

Система управления сочетает линейное, целевое, функциональное и обеспечивающее управление и соответствующие взаимосвя­занные подсистемы управления: общую линейную, целевую, функциональную и обеспечивающую.

В подсистеме общего линейного управления осуществляется вся общая управленческая деятельность руководителей организации, ко­торые имеют право принимать окончательные решения по отношению к своему подчиненному персоналу и за результаты деятельности которых они должны нести ответственность.

Целевые подсистемы : 1 - управления качеством; 2 - управления выполнением плана производства и поставок продукции; 3 - регулирования затрат и управления ресурсами; 4 - управления развитием производства и совершенствованием управления; 5 - управления социальным развитием коллектива; 6 - управлений охраной окружающей среды.

Комплексные функциональные подсистемы: 1 - производственного руководства (организация основного, обеспечивающего и обслуживающего производства; оперативное управление производством; 2 - технического руководства (организация работ по стандартизации; управление технической подготовкой производства; управление технологическими процессами; организация метрологического обеспечения; технический контроль и испытания продукции); 3 - экономического руководства (перспективное и текущее технико-экономическое и социальное планирование; организация труда и заработной платы; организация финансовой деятельности; учет и отчетность; экономический анализ); 4 - руководства внешнехозяйптвенными связями (материально-техническое снабжение; сбыт продукции); 5 - руководства капитальным строительством (собственное и подрядное): 6 - руководства кадрами и творческой деятельностью трудового коллектива (организация работы с кадрами; организация творческой деятельности трудового коллектива).

Обеспечивающие подсистемы : 1 - оснащения техническими средствами и оргтехникой; 2 - делопроизводства; 3 - организации и ведения нормативного хозяйства; 4 - информационного обеспечения управления; 5 - правового обеспечения; 6 - хозяйственного обслуживания.

Общие функции управления в подсистемах системы управления: прогнозирование и планирование; организация и координация работ; мотивация (активизация и стимулирование); выполнение работ; регулирование; контроль; учет; анализ.

6. Методы управления производством

Методы управления производством - это совокупность способов и приемов управленческой деятельности, направленных на осуществление функций и задач, стоящих перед каждой ячейкой производства. Методы управления составляют основное содержание управленческой деятельности. С их помощью руководитель воздействует на сознание и эмоции людей, добиваясь наибольшей трудовой активности в решении задач, стоящих перед коллективом.

В социалистическом производстве используются методы организационно-административного воздействия, материального и морального стимулирования, социально-психологического воздействия.

Организационно-административное воздействие заключается в четком определении производственного задания и срока его выполнений, своевременном обеспечении всем необходимым для работы. К числу организационных задач относятся также подбор людей, распределение работы с учетом индивидуальных особенностей каждого, систематическая проверка исполнения. Организационные меры опираются непосредственно на административные права руководителя, распоряжения которого обязательны для подчиненных. Невыполнение этих распоряжений влечет за собой те или иные административные санкции.

Материальное и моральное стимулирование направлено на создание заинтересованности работников в выполнении трудового задания. Стимулировать труд - значит осуществить комплекс мер, благодаря которым и в результате работы, и в самом ее процессе люди удовлетворяют собственные потребности.

Материальное стимулирование достигается прежде всего путем установления строгого соответствия между количеством и качеством труда, с одной стороны, и размером оплаты - с другой. Стимулирующее влияние оплаты тем больше, чем понятнее и нагляднее это соответствие. Четкость задания, ясное понимание системы оплаты обязательны для действенности материального стимулирования.

При бригадной организации труда особенно важно, чтобы размер оплаты работника правильно отражал как общий итог работы коллектива, так и трудовой вклад каждого. Если оплата производится без должного учета индивидуального трудового участия, неизбежны недовольство наиболее квалифицированных членов бригады, уменьшение их трудовой активности, общее снижение заинтересованности в росте квалификации. Однако если значительная часть работников считает, что различия в размере коэффициента трудового участия (КТУ) чрезмерны, то возникает напряженность, падает производительность, растет текучесть кадров.

Моральное стимулирование осуществляется разъяснением общественной значимости выполняемой работы, гласностью социалистического соревнования, награждением победителей.

Добиваться единства материального и морального стимулирования -значит обеспечивать единство критериев материального и морального поощрения, заботиться о моральной обоснованности всех видов поощрений, подкреплять моральные вознаграждения материальными поощрениями.

Решающий фактор социально-психологического воздействия - влияние коллектива. Содействуя росту сплоченности коллектива, умело направляя общественное мнение, руководитель добивается создания здорового нравственно-психологического климата. Нравственные нормы такого коллектива обязательны для всех его членов и совпадают с принципами социалистической морали.

Различные методы управления тесно взаимосвязаны. Хорошая (организация работы, своевременная подготовка производства, бесперебойное обеспечение материалами и инструментом, исправность оборудования, правильная расстановка людей, строгое соблюдение социалистических принципов оплаты по труду, применение коллективных форм оплаты труда по конечному результату способствуют здоровому психологическому климату участка. Вместе с тем сплоченность коллектива значительно облегчает решение проблем организации труда.

Методы руководства нельзя противопоставлять друг другу. Наибольший эффект дает их комплексное использование. Руководитель должен умело сочетать приемы воздействия, правильно определять их пропорцию в зависимости от конкретных условий.

Организационная система состоит из нескольких ПОДСИСТЕМ. В качестве таких подсистем выступают подразделения организации, которые и выполняют свои специфические функции в целях обеспечения нормальной жизнедеятельности организации в целом.

ОРГ. ПОДСИСТЕМЫ выполняют следующие 5 основных функций:

1) пограничных участков/зон

2) производства

3) вспомогательных служб

4) адаптации

5) управления.

Рассмотрим их.

1) Пограничные участки/зоны

Пограничные подсистемы занимаются вопросами взаимодействия «ввода» и «вывода» ресурсов. Другими словами, они несут ответственность за осуществление ОБМЕНА с окружающей средой. На стадии «ввода» им для этого необходимо приобрести нужные материалы и сырье. На стадии «вывода» они занимаются созданием спроса и маркетингом. Таким образом, пограничные подразделения//зоны напрямую связаны с внешней средой организации.

2) Производство

Эти подсистемы отвечают за производство готовой продукции. Здесь собственно и начинается ПРОЦЕСС ТРАНСФОРМАЦИИ. Такие подсистемы могут быть представлены производственным отделом, студенческими классами/группами в вузе и т. д.

3) Вспомогательные службы

Такие подсистемы несут ответственность за то, чтобы процесс производства шел гладко, без сбоев, и обеспечивают содержание всей организации на должном уровне. Вспомогательные службы включают в себя уборку помещений, покраску, ремонт оборудования и его профилактическое обслуживание. Кроме того, вспомогательные подсистемы способствуют также удовлетворению потребностей персонала, занимаясь вопросами социально-психологического климата в организации, оплаты труды и техникой безопасности рабочих мест.

4) Адаптация

Эти подсистемы отвечают за реализацию изменений в организации. Адаптивные подсистемы постоянно следят за внешней средой, улавливая любые возникающие в ней проблемы, а также возможности; и – изменения в технике и технологии. Они ответственны за внедрение инноваций, а также помогают организации в осуществлении перемен, адаптируя ее к новым условиям.

5) Управление

Менеджмент представляет собой еще одну четко обозначенную организационную подсистему, которая отвечает за координацию деятельности всех других орг. подсистем и направляет их к единой орг. цели. Таким образом управление обеспечивает движение к единой цели, стратегию и политику на уровне организации в целом. Кроме того, данная подсистема отвечает за обеспечение развития орг. структуры и постановку задач перед каждой ее подсистемой.

В поступательно развивающихся организациях все 5 подсистем взаимосвязаны и часто работают «вперехлест» (т. е. их деятельность пересекается, образуя общие участки функционирования). Подразделения зачастую исполняют многочисленные функции (роли). Так, маркетинг является «пограничной» зоной и в то же самое время обеспечивает понимание возникающих проблем и/или открывающихся возможностей для введения инноваций. Менеджеры направляют, а также координируют деятельность всей системы в целом, и в то же самое время они также связаны с деятельностью вспомогательных служб, «пограничных зон», орг. адаптацией. Таким образом люди и ресурсы каждой подсистемы могут выполнять разнообразные организационные функции.

Характеристика подсистемы:

1. Базовые процессы, за которые подсистема отвечает.

2. Механизмы, нормы и правила выполнения процессов.

3. Сектор архивов необходимый для функционирования подсистемы.

4. Сектор рабочих мест, сектор ролевых функций подсистемы.

Вопрос 15. Организационно – управленческая подсистема организации.

ОУП – организацинно-управленческая подсистема.

Базовые процессы:

а. отвечающие за организованность

б. отвечающие за управленческие механизмы, нормы и правила.

Линейно – иерархическое построение организации. Иерархия управления.

Линейная иерархия предполагает иерархическое построение. Линейные взаимосвязи: управленческое задание подотчетности и отчетности.

Депортаментализация организации. Организация подразделяется на подразделения, соответствующие иерархии подразделения. В организации не может быть больше 6 ровней организации управления. Заключается в принятии решений, контроле и исполнении решений, отчетности, показании и и стимулировании по факту исполнения.

Вопрос 16. Маркетинго – логистическая подсистема организации.

МЛП – Маркетингово-логистическая подсистема.

Маркетинг (маркет – рынок) – правила работы с рынком.

1) Организация приобретает на рынке необходимые для её функционирования ресурсы в виде товаров и услуг.

Ресурсы: сырье, материалы, комплектация, рабочая сила.

Всякие товары характеризуются по:

а) качеству

2) Объём и номенклатура

Особенности современной организации:

· множество рынков

· множественность номенклатуры

· Организация существует, пока цена обеспечивает компенсацию затрат.

Организация существует при условии, что цена на производство товара обеспечит компенсацию затрат и прибыль.

Механизм согласования цены – элемент МЛП.

1) Продукт

Особенности МЛП заключается в том, что на её функционирование оказывает влияние исследование рынка.

РИСУНОК!!!

Логистика – это механизмы формирования и управления материальными потоками организации.

Характеристика потока:

Выходящий

2) Интенсивность (измеряется объемом в ед. времени)

3) Качественная характеристика

4) Стоимость потока

Система логистики – сбыт товаров, продукции и услуг

Вопрос 17. Финансово – экономическая подсистема организации.

Модель формирования капитала организации

Процесс формирования активов

Основных активов

Текущих активов

Модель денежных потоков организации:

Система входящих денежных потоков организации

Система исходящих денежных потоков организации

Механизм формирования рентабельности активов и собственного капитала

Механизм формирования рентабельности продаж

Механизм формирования финансовой зависимости

Механизм формирования издержек.

Вопрос 18. Производственно – технологическая подсистема организации.

Производственно – технологическая подсистема (ПТП).

Базируется на системе технологического производства.

Технология – набор технических процессов, обеспеченных средствами производства и рабочей силы, направленной на создание конечной продукции.

1) Отраслевая:

· сельское хозяйство: Животные, растительность

· металлургия: Цветная, черная

· машиностроение

· транспорт

2) По стадии передела

3) Производство труда

Вопрос 19. Информационно – коммуникационная подсистема организации.

ИКП. Состоит из двух частей информационной и коммуникационной.

Типы информации.

1. Формализационная

2. Неформализационная

Инновации – нововведения продуктов или процессов.

В организации осуществляется процесс координирования подсистем, обеспечивающих их сбалансированность.

Вопрос 20. Инновационная подсистема развития организации.

Вопрос 21. Прикладные исторические модели организации: огранизационно – управленческие.

Вопрос 22. Линейно иерархическая модель организационно – управленческой подсистемы организации.

Вопрос 23. Штабная модель организационно – управленческой подсистемы

организации

Вопрос 24. Девизиональная модель организационно – управленческой подсистемы организации

Вопрос 25. Матричная модель организационно – управленческой подсистемы

организации

Вопрос 26. Сетевая модель организационно – управленческой подсистемы

организации

Вопрос 27. Модель денежных потоков финансово – экономической подсистемы экономической организации.

Модель – это представление объекта в описательной, математической форме, имитирующей реальный объект.

В денежном потоке деньги существуют в двух формах: в форме запасов и в виде потока

Денежные потоки имеют следующие характеристики:

1. Интенсивность (количество единиц за период).

3. Номинал измерения (валюта).

4. Период.

5. Продолжительность денежных потоков.

Задача соизмерения денежных потоков во времени:

Принцип рационального инвестора

Метод соизмерения денежных потоков – метод дисконтирования.

PV – текущая стоимость

FV – будущая стоимость

Формула дисконтирования:

PV=FVn*Kn,

где n – коэффициент перевода

Kn=1/(1+i) n -1 ,

i – коэффициент дисконтирования (отражает реальное состояние конъектуры рынка и используется рациональными инвесторами для оцени денежных потоков)

Существует 2 метода расчета i:

1. Аналитический: i=i 1 +i 2 +i 3 , где i 1 – безрисковая ставка, i 2 – годовой темп инфляции, i 3 – оценка риска.

2. Статистический – по данным реальной статистики рассчитывается темп роста доходности (инвестиций)

Модель денежных потоков в организации – матричная.

Строки матрицы:

Выделяются 3 группы данных денежных потоков, структурированных по видам деятельности на: операционные, финансовые, инвестиционные.

Расчетная часть денежных потоков включает:

1. Итоговый чистый денежный поток.

2. Дисконтированный чистый денежный поток.

3. Кумулятивный дисконтированный чистый денежный поток (суммарный или накопленный)

4.2 и 4.3 – основа для расчета финансово-экономической системы, позволяющей оценить эффективность организации.

Вывод: матрица денежных потоков, построенная по данной схеме, позволяет обеспечить финансово-экономическое управление.

Вопрос 28. Операционная деятельность – денежные потоки экономической организации.

Операционная деятельность:

1) Входящие денежные потоки

Валовый доход от основной деятельности;

Другие доходы от основной деятельности;

Итого входящие денежные потоки.

2) Исходящие денежные потоки

Переменные затраты;

Постоянные затраты;

Итого постоянные затраты;

Чистый поток по операционной (основной) деятельности.

Вопрос 29. Финансовая деятельность – денежные потоки экономической организации.

Финансовая деятельность:

1) Входящие денежные потоки

Кредитные заемные средства;

Валовый доход от финансовой деятельности;

Другие доходы от финансовой деятельности.

2) Исходящие денежные потоки

Погашение кредитов;

Процентные платежи;

Налог на прибыль;

Налог на имущество;

Чистый итоговый денежный поток по финансовой деятельности.

Вопрос 30. Инвестиционная деятельность – денежные потоки экономической организации.

Похожая информация.

Организация как социальная система. Организационные подсистемы.

Для понимания ОРГАНИЗАЦИИ В ЦЕЛОМ ее следует рассматривать как СИСТЕМУ. Системой называется совокупность взаимодействующих между собой элементов, которая требует поступления ресурсов из окружающей среды, которые она трансформирует, а затем выпускает продукцию, потребляемую за ее пределами (т. е. во внешней среде). Потребность во вводе ресурсов и в реализации готовой продукции отражают зависимость от среды. Взаимодействие элементов означает, что организационные подразделения и трудовые ресурсы взаимозависимы и должны функционировать совместно.

Теория организации рассматривает организацию как социальную систему, созданную с определенной целью. Однако это плохо подходит к организациям естественного происхождения. Последние никто целенаправленно не создавал и они не всегда ведут себя целенаправленно. Основным свойством, объединяющим все организации, является целостность, наличие системы.

Признаки системы:

Множество элементов;

Единство главной цели для своих элементов;

Наличие связей между ними;

Целостность и единство элементов;

Наличие структуры;

Иерархичность;

Относительная самостоятельность;

Четко выраженное управление.

Система может быть очень большой. В таком случае она включает четко выраженные подсистемы. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область.

Свойства систем:

Система стремиться сохранять свою структуру (это свойство основано на объективном законе организации - законе самосохранения);

Система имеет потребность в управлении.

В системе формируется сложна зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими его элементам, и может не иметь свойств своих элементов). Например, при коллективной работе у людей может возникнуть идея, которая бы не пришла в голову при индивидуальной работе. Коллектив, созданный Макаренко из беспризорных детей, не воспринял воровства, беспорядка, свойственных почти всем его членам.

Организационная система состоит из нескольких подсистем. В качестве таких подсистем выступают подразделения организации, которые и выполняют свои специфические функции в целях обеспечения нормальной жизнедеятельности организации в целом.

Орг. подсистемы выполняют следующие 5 основных функций:

Пограничных участков/зон

Производства

Вспомогательных служб

Адаптации

Управления.

Пограничные участки/зоны

Пограничные подсистемы занимаются вопросами взаимодействия «ввода» и «вывода» ресурсов. Другими словами, они несут ответственность за осуществление обмена с окружающей средой. На стадии «ввода» им для этого необходимо приобрести нужные материалы и сырье. На стадии «вывода» они занимаются созданием спроса и маркетингом. Таким образом, пограничные подразделения//зоны напрямую связаны с внешней средой организации.